メルマガ システムのバージョン
特に、まだプロジェクトマネジメント経験が少なかったり前例のないような作業の場合は、件業量の見積もり精度が低くなりがちなので、多くの経験者の意見を取り入れたり、少しマージンを多めに見積もったりする必要があります。
実際にプロジェクトが始まってしまえば、計画書や作業定義書に沿って仕事が進んでいきます。
ところどころにチェックポイントを設けて、作業が予定どおりに進んでいるかこまめに確認しましょう。
プロジェクトマネージャーは、つねに現状を正確に把握する必要があります。
そこから問題があれば早めに手を打つというように、その場その場で的確な意思決定と問題解決を図ります。
プロジェクトマネジメントの仕事とは、美しいプログラムを書くように的確な計画を作ることと、チーム全体の作業状況を把握すること、そして何かあれば迅速に問題解決を図ることといえます。
プロジェクトの段階(フェーズ)計画と実施をさらに各段階に分けていくと、4つまたは5つの工程に分けられる。
この各工程をフェーズと呼ぶ。
プロジェクプロジェクトマネジメントの作業を時間軸で大きく分けると、計画と実施の2つの段階に分けられます。
さらに計画は、(1)全体の目標やコンセプト、企画を確立する「概念・企画フェ(2)概念や企画から全体を部分的な工程に分けて、おおまかな計画を立てる「基本設計フェーズ」(3)上記の基本設計をより具体的な工程や件業、リソース計画に落とし込んだ「詳細設計フェーズ」に分けられます。
分類によっては、(2)と(3)を分けずに「計画・設計フェーズ」とする考え方もありますが、基本的に計画段階については、(1)全体の目標や理念の階層、(2)全体を部分に分けた構造や構成を示す階層、(3)個々の部分(部品)の具体的な構造や構成、実装を示す階層の3つに分けるのが理解しやすいでしょう。
もちろん、難易度や規模、メンバー構成や開発環境などによってこの3つの階層の割合や内容は変わります。
規模が大きい場合は、たとえばオーケストラが1つ1つのパートの出す音の音程やリズム、タイミングまできっちり指定しておくように、細かい計画が必要になります。
そうしないと収拾がつかなくなるか失敗です。
逆に規模が小さく、また個々人のスキルや感性が高い少人数編成のジャズコンボのような場合は、全体の構成や構造をきちんと決めておけば、個々の演奏や出す音については個人に任せてしまうことも可能です。
基本的な考え方としては、オーケストラと同様、規模が大きくなるほど細かい部分までの計画や指示をきちんと作り込んだ方がいいでしょう。
次に実施の段階ですが、(4)必要な物資や環境、製品の入手や作成、実装を行う「調達・開発フェーズ」(5)成果物の組織への実際の導入から運用を行う「導入・運用フの2つに分けられます。
この(4)については、新しい製品・サービスが実際に製品のような有形のものであれば、試作したり開発したり、モノを作り始めなければなりません。
サービスのような無形のものであれば、仕組みを作ってルールや手順を決めて、それを文書化するなど、とにかく実現に向けた具体的なアクションを実行するのがこのフェーズです。
調達というのは、必要な物資やリソースを外部からもってくることです。
具体的には製品の開発であれば、自社で作れない材料や部品を外部のベンダーや流通ルートから入手することであったり、サービスの実現であれば、実際にそのサービスを運用するチームや実務をアウトソースする外部ベンダーを見つけてきたりということを意味します。
特にコスト削減や納期の短縮化が進み、またパッケージ化されたさまざまな製品・サービスが世の中にたくさん出回っている昨今、コストや手間隙をかけてゼロから自社で開発するよりは、既存のものをできる限り活用する方向で戦術を考える方がいいでしょう。
いいかえれば、何かを作ろうと設計したりプログラムを作成するより先に、Webサイトやカタログで製品を調べたり、近い製品・サービスをもつベンダー数社にコンタクトを取り、詳細な説明を受けて、開発しなくても調達で実現できないかを検討した方がいいということです。
たとえば小規模な案件などでよく見られる実装の仕方ですが、会計システムを開発するのであれば、ゼロから会計のプログラムを書くという方法もありますが、よほど特殊な事情やプロセスがあるのでなければ、pcサーバ上で市販の財務パッケージをカスタマイズして運用したり、あるいは会計ソフトウェアとしては定番であるMicrosoftExcelをベースにマクロ機能(VBA、VisualBasicforApplicationと呼ばれ、Excel上でプログラミングできる)を活用して専用プログラムにしたりするという方法もあります。
ゼロからプログラムを書かなくても、財務計算や統計処理など豊富なExcelの機能を丸ごと利用できるのが強みです。
最後のフェーズが、プロジェクトによって実現された製品・サービスを、実際に会社、組織、市場などに導入して、日常的に定着させる「導入・運用フェーズ」です。
プロジェクトというのは、これまでなかったものを産み出す作業ですから、新しい価値ややり方を一般社員や一般顧客に理解してもらい、受け入れてもらう必要があります。
特に大半の人にとって、日常生活は過去のパターンの繰り返しで成り立っているので、新しいことを受け入れてもらうためには、それなりのアクションや工夫が必要です。
このフェーズを疎かにすると、せっかくの成果物が「作りっぱなし」になってしまいます。
もちろん製品やサービスができあがってしまえば、たいていの場合はプロジェクトチームの手を離れるのですが(例外としては、たとえば新規ビジネスを開発した部門が、そのまま継続してその製品を取り扱っていく場合などがあります)、それでも運用マニュアルなどドキュメントの整備、ユーザーへの告知や教育、運用担当者への引継ぎなどはプロジェクトの仕上げとなる重要な仕事です。
せっかく新しい価値を作り上げても、その意味を理解してもらえずに設計の意図どおりに運用してもらえなければ、真価を発揮できないわけですから。
導入の作業としては、ITプロジェクトであれば開発用やテスト用のマシン環境から実際に運用する環境への移行作業、そのテストなど実作業に加えて、企画趣旨やコンセプトをプレゼンテーション資料にまとめてユーザーに意図を伝えたり、仕様書や設計書をベースに運用マニュアルやリファレンスを作成したり、想定される問題をまとめてQ&A集を作ったり、それらのドキュメントを使ってユーザー向けセミナーを開催したりする必要もあります。
そして、これらの作業を通じて運用担当者への引継ぎも進めていくわけです。
プロジェクトのあらゆるフェーズの活動のアウトプットとして成果物があり、それは次のフェーズのインプットになる。
プロジェクプロジェクトはもちろん、さまざまな仕事やマネジメント理論では、仕事や生産活動をよく「プロセス」と呼ばれる単位に分けて考えます。
たとえば品質マネジメントシステムの世界標準であるISO9001(2000年度版)では、このプロセスを確実に運用することで確実な品質を実現するという思想で設計されています。
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